„Rzeczy niemożliwe załatwiamy od ręki”, czyli jak działa logistyka w CVGS

Jak zrobić, by się wyrobić? Sekret brzmi: planować, współpracować i wciąż reagować. Przedstawiamy Wam kolejny filar naszej firmy, czyli dział logistyczny. O tym, jak wygląda jego praca, z jakimi wyzwaniami się zmaga oraz jak przekłada się to na satysfakcję klienta porozmawialiśmy z Karoliną i Dawidem – naszymi pokładowymi ekspertami od logistyki właśnie.

Każdy dział w CVGS to inna bajka, inne zadania i inne przypadłości, z którymi przychodzi się mierzyć. Można powiedzieć, że na barkach logistyków spoczywa podwójna odpowiedzialność, gdyż posiadają oni również kompetencje z zakresu planowania produkcji. Takie połączenie zapewnia sprawniejszy przebieg procesów, ale jednocześnie wymaga tęgich głów na odpowiednich stanowiskach.
– Przede wszystkim bardzo dużo się tutaj dzieje, codziennie mamy nowe wyzwana i nasza praca zdecydowanie nie jest monotonna – mówi Dawid, nasz starszy specjalista. – Jesteśmy powiązani praktycznie ze wszystkimi działami w firmie w większym czy mniejszym stopniu, ale dzięki temu znamy większość naszych wytwarzanych lub zamawianych produktów od podszewki. W efekcie oferowany przez nas towar jest czymś więcej niż tylko ciągiem znaków w systemie informatycznym.

Główną powinnością logistyków jest działać tak, aby na stanie magazynowym było wszystko to, czego potrzebuje klient. A jeśli to niemożliwe, to już z pewnością muszą znajdować się tam materiały, z których zespół produkcyjny jest w stanie wykonać potrzebny element. Rolę działu logistycznego można więc sprowadzić do zasady 7W, która obowiązuje w CVGS. A oznacza ona:

• właściwy produkt,
• właściwą ilość,
• właściwy stan,
• właściwe miejsce,
• właściwy czas,
• właściwego konsumenta
• i właściwy koszt.

Gdy wszystkie te czynniki są zgodne, można uznać, że ekipa spisała się doskonale.

Logistyka kryzysowa
Podobno zarządzanie logistyką nigdy nie było łatwe, ale też nigdy nie było tak trudne jak w obecnych czasach. Pandemia i obostrzenia z nią związane wpłynęły na sposób myślenia o logistyce, reguły planowania dystrybucji i wiele innych zmiennych. Karolina, która w CVGS pełni funkcję kierownika logistycznego, tak wspomina pierwszy lockdown:
– W marcu 2020 r., kiedy wszystko zamarło, klienci pisali do nas: „jesteśmy zamknięci”, więc proces planowania mocno nam się zachwiał, a koszty utrzymania materiałów i wyrobów gotowych rosły. Niektórzy nie pisali nic, tylko po prostu zamykali zakład. Wtedy dostawaliśmy jedynie od dostawcy informację, że odbił się od drzwi… Z tego typu problemami borykaliśmy się aż do czerwca. Trzeba było działać szybko i skutecznie, aby wypracować nowe standardy planowania i spedycji. Na szczęście dzisiaj jesteśmy bogatsi o te doświadczenia i potrafimy działać elastyczniej, pomimo wciąż niełatwej sytuacji.

Karolina zwraca również uwagę, że warunki pandemiczne przełożyły się m.in. na konieczność planowania z o wiele większym wyprzedzeniem – nieraz nawet kilkumiesięcznym. Wyzwaniem jest także dbanie o to, by żadne stanowisko nie pozostało nieobsadzone w momencie, gdy ktoś zachoruje. Utrzymanie płynności realizacji zamówień czasem wymaga nadzwyczajnych działań ze strony osób odpowiedzialnych za procesy – nie wszystko da się przecież w pełni przewidzieć, choć zespół jest doświadczony i stara się mieć plan na każdą sytuację kryzysową.

Logistyka pomocowa
W CVGS dział logistyczny utrzymuje bezpośredni kontakt z klientem. Odpowiada na pytania dotyczące zamówień, umawia dostawy i służy niezawodnym wsparciem w rozmaitych sytuacjach.
– Rozwiązujemy głównie problemy związane z transportem, kosztami logistycznymi itp. Ale nie tylko, bo mamy też kilku bliskich klientów, którzy dzwoniąc w jakiejś sprawie, przy okazji opowiadają nam o swoich pasjach, rodzinie, chorobach… Tak więc można do nas dzwonić właściwie w każdej kwestii – żartuje Karolina.

Dawid dodaje, że czasem sytuacja wymaga od zespołu wyjścia poza schemat, jeśli klient tego oczekuje.
– Często odbieramy maile lub telefony od naszych klientów z prośbami typu: „Nie zamówiłem, a staje nam linia, pomóżcie”. Staramy się wtedy znaleźć jak najlepsze rozwiązanie problemu: od szybkiego przeplanowania produkcji i uruchomienia procesu wytwarzania potrzebnych komponentów aż po zorganizowanie transportu lotniczego z dostawą na dzień kolejny na drugi koniec świata – śmieje się Dawid.

Logistyka drużynowa
Mimo że każdy z działów w CVGS rządzi się swoimi prawami, to wszystkie razem stanowią system naczyń połączonych, zaś logistyka to tylko jedno z ogniw łańcucha – choć trzeba przyznać, że szalenie ważne. Przepływ informacji między jednostkami musi być doskonały, aby firma mogła funkcjonować bez zarzutu. O tym, jak to wszystko przebiega, w dużym skrócie opowiada Karolina:
– Mamy najczęściej klientów stałych, co oznacza, że zakupowiec z firmy X zamawia mailowo dany produkt, a następnie dziewczyny z działu administracji składają nam zamówienie, które my potem widzimy w systemie. Tam możemy je odpowiednio zaplanować, potwierdzić i wysłać. Wszystko odbywa się z udziałem niemal wszystkich działów z całej firmy, bo każdy jest zaangażowany w ten proces: od handlowca, przez dział inżynierii, administrację, logistykę, produkcję, aż po magazyn. No i oczywiście nie można zapomnieć o niezawodnym dziale jakości – dodaje nasza rozmówczyni.

Warto przy tym dodać, że zazwyczaj w realizację jednego zamówienia zaangażowane są przynajmniej dwie osoby z każdego działu. To całkiem dobrze obrazuje skalę przedsięwzięć CVGS i jednocześnie oddaje nieocenioną wartość pracy zespołowej. To prawdopodobnie trzecia siła – zaraz za kompetencjami i doświadczeniem – która stanowi o sukcesach nie tylko logistyki, lecz całej firmy.
– Pracujemy na wysokich obrotach, stale podnosząc sobie poprzeczkę. Jesteśmy dostępni dla klienta niemal o każdej porze, gdy trzeba, to również w weekendy. Rzeczy niemożliwe załatwiamy od ręki, a cuda zajmują nam trochę czasu – celnie puentuje Dawid.

Jeśli chcesz mieć do czynienia z tak dobrze zorganizowanym i kompetentnym działem logistyki, a przy okazji masz do zrealizowania jakieś zamówienie, skontaktuj się z nami – im szybciej, tym lepiej!